Cloud Index

Què necessitem abans de posar-lo en marxa?

Imprescindible

• Repositoris i àrees incloses.
• Comptes i accessos de menor privilegi.
• Exclusions i tipus de contingut sensible.
• Política de propietat, versions i retenció.
• Responsables per repositori o àrea.
• Regles per a duplicats i canvis.
• Finalitat de l'inventari i dels futurs agents.

Molt recomanable

• Mapa organitzatiu i de processos.
• Nomenclatures existents.
• Classificació de confidencialitat.
• Llista de fonts oficials conegudes.
• Procediment de baixa de persones i projectes.

Com l'implantem

1. Diagnosi de repositoris i riscos.
2. Pilot amb una àrea representativa.
3. Inventari de metadades i validació de classificació.
4. Revisió humana de duplicats, versions i permisos.
5. Definició de col·leccions autoritzades.
6. Onboarding de propietaris documentals.
7. Extensió i manteniment recurrent.

Supervisió humana i límits

L'agent pot

• Llegir metadades i contingut autoritzat.
• Crear inventaris i agrupacions.
• Detectar possibles duplicats o permisos anòmals.
• Proposar propietaris i col·leccions.
• Monitorar canvis.

L'agent no pot

• Eliminar, moure o fusionar sense aprovació.
• Ampliar permisos.
• Considerar oficial un document per heurística.
• Indexar espais exclosos.
• Alimentar altres agents sense una finalitat i un conjunt autoritzat.

S'atura i escala quan

Troba contingut sensible, permisos inesperats, documents legals o clínics, identitats d'accés confuses, carpetes personals o una acció que pot afectar conservació i evidència.

Fonts i connexions possibles

Google Drive, SharePoint, OneDrive, Dropbox, servidors, intranets i gestors documentals, segons accessos i viabilitat. Pot preparar la base de Knowledge Guide, Blog Publisher, Meeting Notes o Brand Guard.

Com mesurem si aporta valor?

• Percentatge de repositoris inventariats.
• Documents crítics amb propietari i vigència.
• Duplicats revisats i resolts.
• Temps de localització d'una font autoritzada.
• Permisos anòmals detectats i corregits.
• Continguts exclosos correctament.
• Col·leccions reutilitzables per a processos concrets.

Per a qui té sentit?

Pot encaixar si

• La informació està repartida entre molts espais.
• Els equips no saben quina versió utilitzar.
• Es vol construir una Knowledge Foundation.
• Hi ha canvis freqüents de persones, projectes o permisos.
• Es necessita preparar fonts abans d'activar altres agents.

Encara no és el primer pas si

• No hi ha cap propietari dels repositoris.
• L'accés no es pot delimitar.
• Es vol donar als agents accés indiscriminat per comoditat.
• El projecte necessita abans una decisió legal o de retenció.

Knowledge Foundation i adopció

Cloud Index és una peça de la Knowledge Foundation, però no la substitueix. Inventariar explica què existeix; la Foundation decideix què és font, qui n'és responsable, què pot consultar cada agent i com s'actualitza.

L'onboarding converteix els propietaris documentals en participants actius: revisen alertes, confirmen versions i mantenen la classificació.

Preguntes freqüents

Llegeix tots els documents?

No per defecte. Pot començar amb metadades i ampliar-se només a les àrees i finalitats aprovades.

Elimina duplicats automàticament?

No. Proposa grups de possibles duplicats i una persona decideix conservar, arxivar, fusionar o descartar.

Pot arreglar permisos?

Pot detectar i preparar canvis. La revocació o ampliació es fa segons el circuit d'administració i amb aprovació.

És un cercador intern?

Pot alimentar-ne un, però primer és una capa d'inventari i governança. Buscar sense vigència i permisos no resol el problema.

Serveix per a diversos núvols?

Sí, si les connexions i permisos són viables. Cada repositori manté les seves fronteres.

Quant costa i quant triga?

Depèn del volum, els repositoris, els permisos i la qualitat de les metadades. Es comença amb una àrea acotada i d'alt valor.

Tancament i conversió

Quin document important costa massa de trobar o de validar?

Expliqueu-nos on viu el coneixement, quins equips el necessiten i quin risc genera la confusió de versions. Prepararem un primer mapa sense moure ni obrir res fora de l'abast acordat.

Contacte directe hello@karmina.ai