Arnau Sanz
Agentic Strategy & AI Transformation LeadKarminaAI StudioAgents · Serveis · Formació
Operations & Quality · AGENT-A14
Meeting Notes
Aquesta landing explica què automatitza Meeting Notes, quines fonts i eines necessita, com es revisa el resultat i com es pot aplicar dins d’una empresa.
EstratègiaConeixement propiPermisos proporcionalsSupervisió humanaMesura i millora
01
L'agent, d'una ullada
Què accelera
La transcripció, la identificació de temes, la redacció del resum, l'extracció de tasques, l'assignació provisional i el seguiment posterior.
Què lliura
Transcripció, resum executiu, decisions, tasques, responsables, terminis, punts oberts, riscos, fragments pendents de confirmació i destí autoritzat.
Per a qui és
Equips de projectes, comptes, direcció, vendes, consultoria, formació i operacions amb reunions recurrents i seguiments dispersos.
Què no fa
No grava d'amagat, no assigna una responsabilitat com a definitiva perquè un nom s'ha mencionat, no conserva indefinidament tota la conversa i no distribueix informació confidencial a persones no autoritzades.
02
El problema que resol
Una reunió no està documentada perquè existeixi una gravació
Les decisions poden quedar repartides entre notes personals, xats, correus i eines de projecte. Quan arriba la següent reunió, l'equip discuteix què es va acordar o descobreix que una tasca no tenia responsable real.
Meeting Notes redueix:
- Resums que arriben tard o no arriben.
- Decisions barrejades amb idees i opinions.
- Tasques sense responsable o termini confirmat.
- Diferències entre el que es va dir i el que es va entendre.
- Gravacions acumulades sense política de conservació.
- Informació sensible copiada a eines que no corresponien.
- Pèrdua de context entre reunió, projecte i actualització de client.
03
Què és exactament Meeting Notes?
És un agent que rep àudio, vídeo, transcripció o notes d'una reunió inclosa en un circuit autoritzat. Aplica una plantilla segons el tipus de reunió i prepara una sortida que pot anar a una carpeta, un gestor de projectes, un CRM o un correu en esborrany.
El sistema ha de distingir entre el registre literal i la síntesi. També ha de permetre corregir un nom, una data o una decisió sense alterar silenciosament l'original.
04
Què fa, en concret?
01. Comprova el context de la reunió
Identifica tipus, participants, finalitat, accés i termini de conservació.
02. Transcriu i estructura
Genera una transcripció amb timecodes i separació de parlants quan la qualitat ho permet.
03. Separa decisions i debat
Diferencia acords explícits, propostes, dubtes, informació i qüestions que no s'han resolt.
04. Extreu accions
Prepara tasca, responsable suggerit, termini, dependències i evidència del fragment original.
05. Detecta ambigüitats
Marca assignacions, dates o afirmacions poc clares perquè una persona les confirmi.
06. Adapta el resum al destinatari
Pot preparar una versió interna, una actualització de client o un registre executiu sense exposar contingut que no correspon.
07. Connecta amb el seguiment
Després de l'aprovació, crea tasques o actualitza l'estat en els sistemes autoritzats.
DAVANT DEL DUBTE
No cal saber quin agent necessiteu.
Comencem per una tasca repetida, les fonts disponibles i el resultat que voleu revisar. En una videocall gratuïta podem valorar si cal un agent, un servei o simplement ordenar millor el procés.
Videocall · gratuïta · sense compromísAgendar una videocall gratuïta ↗Una conversa breu per entendre el punt de partida i posar ordre.
05
Com funciona de principi a fi
- Confirma que la reunió està inclosa i informada.
- Rep el fitxer o la transcripció.
- Comprova qualitat, participants i accés.
- Genera transcripció i resum.
- Classifica decisions, tasques i dubtes.
- Una persona revisa noms, compromisos i fragments sensibles.
- L'agent distribueix o crea tasques dins dels permisos.
- Aplica la política de conservació i registra la versió aprovada.
06
Exemple de situació
“Ho revisem divendres” no assigna automàticament una tasca a ningú
En una reunió, diverses persones comenten que cal revisar una proposta divendres. L'agent identifica l'acció i la data, però no troba un responsable explícit.
El resum mostra la tasca com a pendent d'assignació i enllaça el fragment. La persona coordinadora confirma el responsable abans que l'acció s'enviï al gestor de projectes. El sistema evita convertir una menció casual en un compromís atribuït.
07
Què necessitem abans de posar-lo en marxa?
Imprescindible
- Tipus de reunió inclosos i exclosos.
- Informació o consentiment aplicable.
- Política de gravació, transcripció i conservació.
- Plantilles de resum i criteris de decisió.
- Sistemes de destinació i permisos.
- Persones que validen acords i accions.
- Tractament de reunions confidencials o sensibles.
Molt recomanable
- Terminologia, noms i projectes.
- Exemples de bons resums.
- Convencions de tasques i terminis.
- Regles diferents per a reunions internes, comercials i de client.
- Política sobre participants externs.
08
Com l'implantem
- Seleccionem un tipus de reunió recurrent.
- Definim informació, permisos, plantilla i retenció.
- Fem un pilot amb reunions autoritzades.
- Revisem precisió, utilitat i riscos de distribució.
- Connectem només el destí necessari.
- Formem participants i persones revisores.
- Ampliem a nous formats quan la governança està provada.
UNA TASCA REAL ÉS EL MILLOR BRIEF
Expliqueu-nos on es concentra la fricció.
Podeu enviar-nos un exemple, el volum aproximat i com es revisa avui. No cal compartir dades sensibles per fer una primera valoració.
09
Supervisió humana i límits
L'agent pot
- Transcriure i resumir.
- Identificar decisions i tasques.
- Proposar responsables o terminis.
- Preparar versions per a destinataris.
- Crear seguiments després de l'aprovació.
L'agent no pot
- Gravar sense informació o autorització.
- Convertir una inferència en un acord.
- Distribuir la transcripció completa per defecte.
- Retenir contingut més temps del necessari.
- Incorporar informació sensible a la base general sense finalitat.
S'atura i escala quan
La reunió és exclosa, hi ha participants no informats, l'àudio és ambigu, apareixen dades sensibles, una tasca pot generar un compromís extern o el destí no té els permisos adequats.
10
Fonts i connexions possibles
Plataformes de reunió, fitxers d'àudio o vídeo, calendaris, gestors de projectes, CRM i repositoris. Pot alimentar Project Pulse, Client Update, Proposal Builder i Knowledge Guide.
11
Com mesurem si aporta valor?
- Temps entre reunió i resum revisat.
- Precisió de noms, dates i decisions.
- Tasques amb responsable i termini confirmats.
- Correccions abans de distribuir.
- Seguiments tancats o revisats a temps.
- Compliment de permisos i retenció.
- Reducció de discussions sobre què s'havia acordat.
12
Per a qui té sentit?
Pot encaixar si
- Hi ha reunions recurrents amb seguiment.
- Les notes depenen d'una persona.
- Acords i tasques es perden entre eines.
- Cal preparar versions internes i de client.
- Es vol governar la gravació i la memòria, no només activar-la.
Encara no és el primer pas si
- No hi ha cap política sobre gravació o transcripció.
- Les reunions tracten sistemàticament informació que no s'ha de registrar.
- Ningú no revisarà decisions i tasques.
- El problema principal és l'excés de reunions, no la documentació.
DAVANT DEL DUBTE
No cal saber quin agent necessiteu.
Comencem per una tasca repetida, les fonts disponibles i el resultat que voleu revisar. En una videocall gratuïta podem valorar si cal un agent, un servei o simplement ordenar millor el procés.
Videocall · gratuïta · sense compromísAgendar una videocall gratuïta ↗Una conversa breu per entendre el punt de partida i posar ordre.
13
Knowledge Foundation i adopció
La base inclou tipus de reunió, participants, projectes, terminologia, plantilles, permisos, retenció i sistemes de seguiment. No totes les notes han d'alimentar el coneixement corporatiu: es defineix què pot convertir-se en memòria i què ha de quedar limitat.
L'onboarding explica quan s'activa, com s'informa, com es corregeix una atribució i qui valida abans de crear compromisos.
14
Preguntes freqüents
Cal gravar sempre?
No. Pot treballar amb una transcripció existent o notes. Hi ha reunions on no és adequat enregistrar.
Com s'informa els participants?
El circuit incorpora l'avís o consentiment que correspongui segons l'eina, el context i la política de l'organització.
Crea tasques automàticament?
Pot fer-ho després de la revisió o només per a tipus de tasca molt delimitats. Les assignacions ambigües queden pendents.
Pot resumir en diversos idiomes?
Sí, però els noms, la terminologia i les decisions sensibles s'han de revisar.
Es conserva la gravació?
Només durant el termini i amb els accessos definits. El sistema pot conservar el resum i eliminar o restringir el material original segons la política.
Quant costa i quant triga?
Depèn dels tipus de reunió, idiomes, volum, integracions i requisits de dades. El pilot comença amb un format recurrent i un destí concret.
15
Tancament i conversió
Quin acord es perd més sovint entre la reunió i la següent acció?
Expliqueu-nos quines reunions voleu documentar, què ha de sortir-ne i on ha d'arribar. Construirem un circuit útil i proporcional, amb memòria només on aporta valor.
Contacte directe hello@karmina.ai
L’equip
Persones que connecten coneixement i pràctica
Ignasi Llorente
AI Partnerships & Business Director
Martina Díaz
AI Finance & Business Intelligence Director
Daniel Mallén
AI Operations & Workflow Lead
Eva Trigo
Generative Creative Director
Ariadna Miranda
AI Administration & Knowledge Operations Lead
Claudia Gonzalez
AI Client Success Manager
Jonan Basterra
AI Social Strategy Director
Laura Sabio
Agentic Social Media Lead
Agustina Córdoba
Content AI Specialist
Alba Gómez
Social Listening Specialist
Paola Cudeiro
AI Client Success Specialist
Roger López
AI Project & Workflow Specialist
Mar Berzal
AI Content Strategy Lead
Andrea Gallego
Community Intelligence Specialist
Candela de la Fuente
Content AI Specialist
Blanca Gómez
AI Community Operations Specialist
Cintia Armajach
Content AI SpecialistParlem-ne
Parlem de Meeting Notes
Expliqueu-nos el context, encara que el repte no estigui del tot definit. Una persona de l’equip respondrà per entendre el procés i valorar el primer pas.
hello@karmina.ai